El taller Kick Off o Taller de Bases. El comienzo de todo esto

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Dice el refranero: “Lo que bien empieza bien acaba.” Y en este caso lo seguimos a pies juntillas.

Un gran proyecto, como el diseño de los espacios que serán el motor de una organización, espacios en los que interactuarán muchas personas y sucederán multitud de situaciones cada día, requiere de una base sólida sobre la que construirse.

Aún en los casos en los que la organización tenga elaborados un manual de identidad corporativa, un manual de procesos u otro tipo de documentación que nos ayude a ponernos en situación, es recomendable realizar un Taller Kick Off o Taller de Bases para arrancar el proyecto con el equipo de trabajo.

El objetivo de este taller es entender el contexto en el que opera la organización, comprender su cultura, conocer los retos que tiene por delante y tener un acercamiento a sus procesos y equipos de trabajo. Y todo ello de primera mano, es decir, desde las personas que forman parte de la organización.

Nuestro equipo, junto con el equipo director del proyecto, definirá las personas que participarán en el taller. Una representación de todos los departamentos y perfiles aportará su visión, experiencia, eficiencias, ineficiencias e inquietudes con las que desarrollan su labor cada día.

Hasta aquí todo muy coherente, pero la pregunta es: ¿cómo se hace esto sin que se convierta en un muro de las lamentaciones o una espiral de demandas inasumibles dentro del presupuesto marcado?

Se hace en cocreación y estas son sus reglas:

Reglas del proceso cocreativo

Las dinámicas y herramientas que utilizamos en este tipo de talleres van enfocadas a profundizar en los motivos que han dado lugar a plantearse el proyecto de diseño de los espacios.

Herramientas como la del Barco Corporativo, cuando sea necesaria una alineación en cuanto a los valores, misión y visión de la organización. La dinámica de los 5 Porqués, para llegar al fondo de los problemas.

Elegimos y adaptamos las herramientas a la realidad de cada organización y a los objetivos del proyecto.

El ritmo de este tipo de talleres es frenético, no estresante, sino motivador, con lo que conseguimos reacciones y respuestas que en ocasiones emergen de forma aparentemente espontánea, pero que de otra manera, muy probablemente no habrían aflorado a la superficie.

Se trabaja en equipo pero también de manera individual y colectiva de forma secuencial, es decir, que una idea, concepto o solución se construye con las aportaciones individuales realizadas por turnos y finalmente se votan los resultados.

En próximos artículos os contaremos en detalle una selección de estas dinámicas.

El taller Kick Off o taller de bases genera gran cantidad de información de alto valor para la organización.

Nos descubrirá los principios de diseño pero también detectará otros retos que recopilaremos en el entregable final de la fase de investigación.

La organización podrá utilizar esta información y plantear proyectos en otras áreas para potenciar el proceso de cambio iniciado con el diseño de los espacios.

Conseguimos así generar un proceso de innovación circular en el que el diseño, como motor de innovación, dota a las organizaciones de herramientas para incentivar al talento en procesos continuos de creatividad.

Introducimos el diseño en la toma de decisiones estratégicas mediante un proceso basado en metodologías que estimulan la creatividad de los implicados. Recogemos lo resultados y los materializamos en soluciones concretas en el espacio. Hacemos tangible la innovación.

Sí, todo eso es lo que ocurre al avanzar en el proceso que iniciamos con el Taller de Bases o Kick Off. Tras el taller comenzarán las fases de observación contextual, entrevistas, cuestionarios, etc. con las que conseguimos abrir la participación a toda la organización para que el espacio que diseñemos sea el espacio de todas las personas que hacen posible que la organización avance cada día.

Os seguiremos contando nuestro proceso en próximos artículos.

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